毎月給料をもらうと同時に受け取る給与明細ですが、毎回保存しているととんでもない枚数になることもありますよね。
給与明細は保管したほうがいいとはいうものの、何年分も保管し続けていたら、自宅中の中で書類がいっぱいになってしまいます。
しかし給与明細は皆さんに対して、企業がお金を支払ったことの証明になりますから、残していい限度の時間を知っておきたいですよね。
今回は給与明細の保管に困っている皆さんにむけて、給与明細の保管期限や、残して置いた方がいい理由について、徹底的に解説していきます。
目次
労働者側は給与明細の保管義務はない
結論から言って、労働者側は給与明細の保管義務はありません。
労働者側が給与明細を保管することは法律上定められておらず、保管しなかったからと言って罰せられることはありません。
もちろん保管義務がないため紛失してしまうこともあるでしょう。
紛失した場合には、企業側に伝えることで再発行してもらえる可能性があります。
ただし企業は再発行する義務はありませんので、対応してもらえない可能性もあります。
労働者側は給与明細を3~5年間は保管しておこう
労働者側に保管義務がなくても、最低でも3年、多くて5年までは給与明細を保管しておくことをおすすめします。
労働基準法で定められている通り、給与の未払い分に関しては、3年までさかのぼって請求できる仕組みになっています。
今後5年にまでさかのぼって請求できるようにもなりますので、可能であれば5年分は保管しておくといいでしょう。
義務はなくても給与明細を保管しておくべき4つの理由
皆さんには給与明細を保管しておく義務はありませんが、保管しておかないとトラブルになったときに後悔することになります。
義務はなくても給与明細を保管しておくべき理由は、以下の4点です。
- 給与証明になるので賃貸契約などでも活用できる
- 給与未払い請求に活用できる
- 扶養の収入証明で必要になる
- 確定申告に活用できる
以下で詳しく解説していきます。
給与証明になるので賃貸契約などでも活用できる
給与明細は直近の給与の証明になりますので、賃貸契約やお金を借りる時に活用できます。
賃貸契約をすると気には、収入の証明が必要になりますが、転職したばかりだったり、入社してからの期間が短い場合には、源泉徴収票がない場合もあります。
その場合直近3か月分の給与証明が所得の証明として認められることもあるのです。
給与証明として活用できるため、様々な契約で活用できるのです。
給与未払い請求に活用できる
企業から給料がきちんと額面通り支払われていなかった場合に、請求するための手段として活用できます。
本来労働の対価として受け取るはずの給与ですが、ブラック企業に所属していた場合、給与が額面通りに支払われていないこともあります。
給与明細は未払い分の給料を請求するときに活用できます。
企業側が給料を証明するために送っている書類ですので、法廷での証拠になる可能性もあるのです。
扶養の収入証明で必要になる
旦那さんの扶養に入っている場合には、年に1回被扶養者の収入証明の際に提出を求められることもあります。
職業にもよりますが、3か月間の給与明細をもとめることもあれば、年間を通して1年分を求められることもあります。
源泉徴収票は発行までに時間がかかりますから、スムーズに確認するために給与明細を利用するところもあるのです。
証明書類がないと健康保険料や年金保険料を自分で納めなければなりません。
確定申告に活用できる
給与明細は確定申告時にも必要になります。
通常確定申告の際には源泉徴収票で対応してもらえますが、源泉徴収票を紛失してしまうと、再発行までに時間がかかります。
源泉徴収票の代わりとして年間の給料明細を添付することで、所得証明として受理してもらうことが可能です。
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給与明細のおすすめ保管方法
給与明細を保管するときには、下記の2つの方法で保管をしてみましょう。
写真で保存する
給与明細を写真で撮影してスマホで保管しておくことも一つの手です。
写真であればクラウド上に保管できるので、紛失する心配もありません。
解像度の高いアプリケーションを利用しておけば、鮮明な写真として保管できます。
PDFファイル化する
給与明細をスキャナーでスキャンして、PDFファイル化して保存するのが一番現実的な方法であるといえます。
PDFファイルはパソコン上に保管できるほか、USBメモリに移して別途保管もできる優れものです。
毎年紙で受け取った給与明細をPDFファイル化して、フォルダごとに分けて管理してみましょう。
長期間の給与明細を保管できますので、万一紙を紛失してもすぐに検索して印刷しなおすことが可能です。
給与明細を無くしたらどこまで再発行を依頼できる？
万が一給与明細を無くしてしまい、どうしてもすぐに必要な場合には、どこまでさかのぼって再発行請求できるのか気になる方も多いでしょう。
労働基準法では企業は2年間は給与明細を保管する義務があるとされています。
給与明細を紛失しても直近2年以内であれば、会社内に保管されていますので、再発行に応じてもらえる可能性があります。
ただ上述したように、企業によっては従業員数が多すぎて給与明細の再発行には応じていないところもありますので、注意が必要です。
給与明細をしっかり保管しておこう
いかがでしたか？
給与明細は自分の給料を証明するために必要な書類ではあるものの、管理が面倒くさいのが正直なところです。
最低でも3年間は保管しておいて、万が一必要になったときに活用できるようにしておきましょう。
もしも紙での保管が面倒くさいのであれば、給与明細をデータとして保管すると、確認も管理もしやすくなりますよ。
